文档管理做些什么工作？文档管理办法-汇总

本文目录

• 文档管理做些什么工作
• 文档管理办法-汇总
• 手机word文档在文件管理
• 文档管理工作技巧
• 文档管理定义是什么
• 如何进行文档管理
• 文档是怎样管理的
• 文档管理流程
• oa 文档管理 是什么
• 求一个最好的文档管理系统，或解决方案

文档管理做些什么工作

文档管理工作主要负责文档、电子表格、图形和影象扫描文档的查阅、存储、分类和检索。

建筑工程档案管理主要负责关于建筑工程的文档、电子表格、图形和影象扫描文档的查阅、存储、分类和检索。

1、工作内涵：

每个文本具有一个类似于索引卡的记录，记录了诸如作者、文档描述、建立日期和使用的应用程序类型之类的信息。这些文档一般归档在较便宜的磁带上，特殊情况时则归档在可读写的光盘上。

2、文档管理的系统元素：

（1）在组织中可以创建哪些类型的文档和其他内容。

（2）对于每种类型的文档使用哪些模板。

（3）对于每种类型的文档提供哪些元数据。

（4）在文档生命周期的每个阶段将文档存储在何处。

（5）在文档生命周期的每个阶段如何控制对于文档的访问。

（6）当团队成员一起致力于文档创建、审核、批准、发布或处置时，如何在组织内移动文档。

（7）要将哪些策略应用于文档，以便审计与文档相关的操作，以适当方式保留或处置文档，以及保护对组织比较重要的内容。

（8）当文档在其生命周期中从一个阶段过渡到另一个阶段时，如何转换文档。

（9）如何将文档视为企业记录，在这种情况下，必须根据法律要求和公司准则保留文档。

3、文档管理的主要布步骤：

（1）确定文档管理角色确保您的计划中包含组织的重要项目负责人的反馈意见，您具有适当的团队来实现解决方案，并且您知道谁将参与文档管理过程。致得E6协同文档管理系统有关创建文档管理规划团队的详细信息，请参阅确定文档管理参与者和项目负责人。

（2）分析文档用途在确定使用文档的人员后，确定他们使用的文档类型以及使用方式。有关详细信息，请参阅分析文档用途。

（3）规划文档的组织结构您可以将文档放在库、团队网站和门户网站中。Office SharePoint Server 2007 提供了一系列文档组织和存储功能，从专门的网站（如记录库）到自由格式文档库（用于特殊文档创建和协作）。

（4）规划内容类型使用内容类型来组织有关文档类型的信息，如元数据、文档模板、策略和工作流程。这是帮助您在整个组织中组织文档和实施一致性所必不可少的步骤。

（5）规划内容控制您可以为每种内容类型和存储位置规划适当的控制级别。例如，对于文档库，您可以计划要求签入和签出以及使用信息权限管理来防止未授权分发文档。有关详细信息，请参阅规划版本控制、内容审批和签出。

（6）规划工作流通过为组织规划工作流，当每个参与者在文档的生命周期中进行协作时，您可以控制和跟踪文档在团队成员之间移动的方式。

（7）规划策略对于每种内容类型，应规划信息管理策略，以保证文档获得适当的审计、保留，或者根据组织的机构要求和法律要求处理文档。

扩展资料：

文档管理的特点：

1、层次展现：

层次结构的文档存储和展现形式，使得文档更加容易查阅。

2、权限管理：

依据层次结构文档的管理人权限体系。通过文档目录和文档种类管理人，使得文档的保密，权限查阅等需求得到了满足。

3、文档发布：

文档内部发布，使得文档发布到内部的文档查阅界面。

4、导入导出：

文档导入导出，指通过选择指定的文档将其从系统中导出，从对应文件中将其内容恢复到系统转化为文档。这使得文档可以存储为特定结构的文件用于备份或资源共享，为文档备份、文档迁移、资料共享等提供了很好的途径。

5、文档附件：

文档附件改变了文档仅记录文字信息的属性，扩展为通过文档可以附加存储文件、影音资料等。

参考资料来源：百度百科 - 文档管理

文档管理办法-汇总

企业对于公司信息资料、重要文件都十分的看中，所以领导都想将文档集中进行加密存储，让员工在统一的服务器上进行安全共享和协同，想要最大程度的保护公司重要文件。所以市面上的文档管理软件越来越多，例如开始云文档管理、云深文档、TeamDoc文档管理软件、Slimdoc纤云文档管理系统等，选择文档管理软件的时候，一定要慎重，尽可能选择的cs架构的，如果想要放弃安全性的文档，可以选择bs架构，毕竟浏览器下没有安全性可言。

手机word文档在文件管理

若使用的是vivo手机，可以通过以下路径查看保存的转word文件：
1、进入文件管理--文档，即可查看保存的转word文件；
2、进入文件管理--本地文件--DCIM--Jovi Vison，即可查看保存的转word文件；
3、将电脑连接手机，从电脑进入手机文件目录--DICM--Jovi Vison，即可查看保存的转word文件。
注：进入文件管理，排序方式选择为：按时间降序，可以快速找到文件。

文档管理工作技巧

文档管理工作技巧

　　对文档进行管理是办公文秘的日常工作之一，以下是我整理的文档管理工作技巧，欢迎参考阅读!

　　01 选择正确的流程

　　每个项目都是不同的，因此，没有哪个流程能够适合所有的项目，不论项目大小都使用同一个流程也没有意义。对于较小的项目，你应该用一个简单的过程，特别是你委托一个小项目给没有经验的项目经理，简单的流程需要更少的过程文档，而这也让新项目经理更容易遵循，也可以让经验丰富的项目经理减少他们桌子上的文档。

　　一个小项目（最低标准要求的项目）可能只需要：

　　一个项目启动文件：这（再次作为最低标准要求）将涵盖项目的目的和目标，要有关于范围、时间和成本的关键的要求，有主要的里程碑（如果在这个阶段已知的）和项目组成员的名单；

　　利益相关者要求的文档：这应该只包括利益相关者和他们的要求的文档列表。

　　一个项目范围：明确交付明确的成果，而不是创建一个单独的工作分解结构，这样你可以更加简单方便的对项目成果进行确认；

　　日程：给出任务列表中的完工日期，比如多长时间他们将要达到的重要里程碑和结束日期，采用甘特图可以显得更直观一点；

　　回顾性报告：当然，这不是必须需要的，但如果是你的领导或者其利益相关者，可能会问，这个项目进展顺利吗，有什么可以做的更好的地方可以让你今后的项目运作的更加流畅和平稳，而这类项目通常会要求减少相关的’文档工作；

　　当然，这一切都要取决于你特定项目的情况，你最初可能认为你的项目特殊只需要一个或两个其他部分的文档，但每次做出这个决定的时候，你需要仔细的想想，对于这种规模的项目，这真的是必要的吗？

　　02 不要过度的报告

　　项目利益相关者需要在报告不足和过度报告之间取得一定的平衡，太多的话，他们根本不会去关注，太少，他们弄不清楚项目到底在做什么，他们可能会逐步寻求比最初的报告上提供的越来越多的信息，不论是哪种方式，你都会形成比你真正需要的多得多的文档。

　　要报告项目状态，可以尝试使用红色、黄色和绿色体系来表示，这能够满足大多数利益相关者的要求：

　　红色：你需要帮助处理这种情况；

　　黄色：项目中出现一些状态需要你关注，但我们正在处理中；

　　绿色：项目中一切正常，无异常情况；

　　03 优化会议次数

　　会议是在项目中无法避免的，有讨论战略的会议，项目范围的会议，项目的规划会议，项目启动会，项目进展会议，和各个利益相关者的讨论会议， 识别会议，变更控制会议，问题回溯会议等等，这会让你花费上十几分钟到几个小时不等完成会议纪要。

　　相反的，为什么不尝试削减会议的次数，对于较小的项目，你只需要参加下面四种会议：

　　和利益相关者的讨论会议

　　项目范围讨论会议

　　项目进展讨论会议

　　项目问题回溯会议

　　通过减少不必要的会议不仅从会议本身来节省你的时间，还让你不必要去花费时间进行艰苦的准备每个细节的会议纪要，你应该只关注指出需要采取的行动以及你需要同意做什么，其它的一切都应该是不必要的。

　　毫无疑问，可能还有很多其它的方法帮助你减少项目中的文档工作，这可能基于每个人的心态和常识来进行。如果你在一个相当大规模的项目上工作的时候，那么依照既定的流程，你的文档会逐步增加的，但如果你在一个小的项目上的时候，当每次重新对文档工作进行规划和实施的时候，应该试着问问自己：到底什么才是我真正需要记录的。

文档管理定义是什么

文档是一种对软件系统的书面描述；
文档应当精确地描述软件系统；
软件文档是软件工程师之间用作沟通交流的一种方式；
文档的类型有很种，包括软件需求文档，设计文档，测试文档，用户手册等；
文档的呈现方式有很种，可以是传统的书面文字形式或图表形式，也可是动态的网页形式

如何进行文档管理

文档管理就是对文件档案的收集,保管,使用以及管理销毁等等.文档管理通常配合日是清档案管理工具来进行。文档管理应该遵守相关的制度.特别是保密制度应该强调.特别是涉及公司机密的文件.要建立档案的全宗,案卷,目录等.比如以年份来建立宗卷等.要根据文件的内容性质特点分类,归档.比如文件可以以其时间归类,也可以按照事由归类.具体情况具体分析.然后再使用时要注意相关制度,做好登记工作等.并且档案管理应该做到专人管理.并且在使用后做好收集工作.

文档是怎样管理的

 文档是企业重要的智力资产，它是指企业在整体运营过程中所产生的各种形式的具有保存价值的原始记录，如商务合同、会议记录、产品手册、设计文档、项目文档等，这些文档可能是过程性质的，也可能是公司正式发布的。

文档大致分为纸质和电子文档两种存在形式。在未推行信息化管理时，大多数企业都是使用纸质文档。由于纸质文档不易保存，便利性较差，需要手动分类存储，查找较为麻烦，同时纸质文档具有限制性，会因为地域和空间的阻隔而难以实现即时共享。因此，随着信息化进程的推进，很多企业都逐渐采用电子文档来取代纸质文档。相对于纸质文档，电子文档操作简便，可以自动分类组合，便于管理，而且也没有地域空间的限制。

CRM客户管理系统作为企业信息化管理的主要方法之一，不仅仅可以在客户管理方面给企业提供帮助，还可以大大优化企业内部的管理流程，减少企业管理成本，提升企业效率。

接下来，客户管理系统带大家了解一下CRM系统是如何进行文档管理的。

首先，我们可以通过Rushcrm客户管理系统的文档模块新建文件夹，这方便我们对文档进行分类管理，之后的查找也会很方便。

创建好文件夹之后，我们可以创建文档。在创建时，可以设置文档所属的文件夹，同时还可以上传附件，并设置下载类型：外部文件或内部文件。

创建好的文档会显示附件的下载次数，当有人下载附件时，CRM系统会自动累计下载次数。有些文档可能只能被查看而不能被下载，这时，我们可以在文档的启用选项中把勾选取消，这样该文档的附件就不能被下载了。

另外，我们还可以利用CRM系统的视图功能创建多个文档视图，方便我们对文档进行检索查找，同时也方便我们对文档进行更加细化的管理。

高度自定义一直以来都是Rushcm的一大特色，企业可以根据实际需求自定义设置需要的功能模块，建立适合自己的客户管理以及内部管理流程，提升企业整体效率，从而提高企业业绩。

文档管理流程

　　导语：文档管理就是指这些文档、电子表格、图形和影象扫描文档的存储、分类和检索。文档管理的关键问题就是解决文档的存储、文档的安全管理、文档的查找、文档的在线查看、文档的协作编写及发布控制等问题。

　　 确定文档管理角色 确保您的.计划中包含组织的重要项目负责人的反馈意见，您具有适当的团队来实现解决方案，并且您知道谁将参与文档管理过程。致得E6协同文档管理系统有关创建文档管理规划团队的详细信息，请参阅确定文档管理参与者和项目负责人。

　　分析文档用途在确定使用文档的人员后，确定他们使用的文档类型以及使用方式。有关详细信息，请参阅分析文档用途。

　　 规划文档的组织结构 您可以将文档放在库、团队网站和门户网站中。Office SharePoint Server 2007 提供了一系列文档组织和存储功能，从专门的网站(如记录库)到自由格式文档库(用于特殊文档创建和协作)。在一个库中，您可以进一步将内容划分到文件夹和子文件夹中。有关详细信息，请参阅规划文档库。

　　规划如何在各位置之间移动内容 在文档生命周期的不同阶段中，可能需要将文档从一个网站或库移动到另一个网站或库。例如，发布过程可能包括将文档从暂存网站移动到公共 Internet 网站。如果在网站之间移动内容时需要将内容从一种格式转换为另一种格式，则您还需要规划内容转换。有关详细信息，请参阅主题规划文档库中的“规划内容的流动”。

　　 规划内容类型 使用内容类型来组织有关文档类型的信息，如元数据、文档模板、策略和工作流程。这是帮助您在整个组织中组织文档和实施一致性所必不可少的步骤。有关详细信息，请参阅规划内容类型 (Office SharePoint Server)。

　 　规划内容控制 您可以为每种内容类型和存储位置规划适当的控制级别。例如，对于文档库，您可以计划要求签入和签出以及使用信息权限管理来防止未授权分发文档。有关详细信息，请参阅规划版本控制、内容审批和签出。

　 　规划工作流通 过为组织规划工作流，当每个参与者在文档的生命周期中进行协作时，您可以控制和跟踪文档在团队成员之间移动的方式。Office SharePoint Server 2007 包括适用于一般团队任务的工作流，如审核和批准文档。Office SharePoint Server 2007 还支持创建和安装自定义工作流。有关详细信息，请参阅为文档管理规划工作流。

　　规划策略 对于每种内容类型，应规划信息管理策略，以确保文档获得适当的审计、保留，或者根据组织的机构要求和法律要求处理文档。Office SharePoint Server 2007 包含实现审计、文档保留、标签和条形码等的策略(以确保所打印的内容可以与文档库中的相应版本相关)。有关详细信息，请参阅规划信息管理策略。

oa 文档管理 是什么

OA数据自动归档到档案管理系统，从而实现文档一体化管理。简单点说，OA中的公文通过接口，自动转入到档案管理系统，减少了档案人员重复再次录入的过程，能减少一些工作量。你可以到~~选软件网~~看看那里边有很多软件的使用，你也不用担心不会用，会有人教怎么用的。

求一个最好的文档管理系统，或解决方案

会博通综合文档管理系统：

文档协同化管理，应用到具体业务中，不再成为“额外工作量”

共享协同

系统中的任何文档都可以发起流程流转，如文档共享、归档移交、合同草拟审批等应用。

审批

可对没有权限应用的文档发起借用申请，快捷实现审批授权阅读，并可限定电子文档的借出权限与时间，让文档流转更为安全，易传易收。

自由流程

程在流转过程中了灵活修改或增减处理人员与步骤，亦可固化审批流程。

个性化模板

支持自定义设置表单与流程步骤的流程模板管理，方便实施规范化的业务审批。

在线

文档流转过程中可实现在线修改，并可记录修改痕迹，真正实现电子化办公。

在线预览

可不使用第三方程序，直接在浏览器中预览带有防扩散水印的office、设计等常用格式文档。