项目文档管理（项目的档案管理步骤是什么）

本文目录

• 项目的档案管理步骤是什么
• 项目文档知识如何管理
• 如何有效的进行项目文档管理
• 项目文档管理的文档管理在项目进程中的重要作用
• 项目文档管理的项目文档管理的概述
• 项目文档管理

项目的档案管理步骤是什么

一.建设项目档案概念： v是指从建设项目的提出、立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、生产准备到竣工投产（使用）全过程形成的经过鉴定、整理并归档的项目文件。 v项目文件是指在建设项目全过程形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。内容包括：立项审批文件、设计基础材料、设计材料、工程管理文件、施工文件、监理文件、合同文件、生产技术准备、设备文件、财务文件、竣工图、竣工验收文件等。 二.基建档案工作基本要求： 一、熟知基建项目档案工作的有关法规、标准和规范。 二、建立健全基建档案工作的规章制度 三、采取措施，加强前端和过程控制 四、严把验收关，认真做好档案的预验收工作，这是保证档案质量的重要步骤。 三.建立“四纳入”制度，是指将档案工作纳入项目法人制、招投标制、工程监理制和合同管理制。 1、纳入项目法人制，各级领导岗位责任制（达标考核内容之一） 2、纳入合同管理制，充分发挥合同的法律作用（档案专项验收考核内容之一） 3、纳入工程监理制，充分发挥监理的控制手段作用 4、纳入项目管理程序，实施同步管理 v主要措施体现在档案工作的“三同步”、“三参加”。 四.档案工作法规： 1、《档案法》及《档案法实施办法》 2、《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发4号） 3、《国家重点建设项目档案管理登记办法》（档发字15号） 4、《城市建设档案归属与流向暂行办法》（档发字20号） 5、 《重大建设项目档案验收办法》 （国档发2号） 五.档案工作标准（主要） 1、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》 DA/T 28-2002 2、《科学技术档案案卷构成一般要求》 GB/T 11822-2000 v电力档案工作标准： 1、《电力工程达标投产考核标准（2006版）》（工程档案篇） 2、《电力工业企业档案分类规则及分类表》 3、《电力工程竣工图文件编制规定》 DL/T5229—2005 v建设部档案工作标准： 1、《建设工程文件归档整理规范》 GB/T 50328-2001 六.建设单位：建设单位是项目建设的法人主体，对各参建单位负有组织、协调、检查和指导的职责。并应将档案工作纳入项目计划和岗位责任制，建立有效考核措施，实施制度保障和组织保障。主要职责： 1、落实领导责任制，组建有监理单位、设计单位、施工单位、调试单位等参建单位参加的档案管理领导小组；建立健全基建档案管理制度；统一业务标准和规范；构建档案管理网络体系，对建设项目的文件形成、档案编制、验收与移交的全过程进行监督、协调、指导和检查。 2、按《国家重点建设项目档案登记办法》规定，做好登记工作。将建设项目各阶段档案工作进展和变化情况，以及项目档案验收情况，报送国家或地方档案管理机构。 3、对建设项目的前期文件、施工管理性文件、竣工验收文件和生产准备及试生产等阶段形成的文件负责收集、整理和归档。 4、对各参建单位移交的竣工档案进行检查、验收，并汇总统一编目，编制档案检索工具。 5、按《重大建设项目档案验收办法》规定，组织申报建设项目档案验收工作。

项目文档知识如何管理

通过专门的软件进行管理作为管理完善的项目文档，管理者完全可以依顺它的轨迹看清整个项目进展的脉络，同时通过对阶段性文档的把握使整个项目质量得到很好的掌控。制捷为iMIS-KM体现了知识管理的三个层次：第一层是实现“静态”的知识管理，方便对历史文档进行分类，保存和检索。第二层是实现知识的“动态”更新和管理，包括如何统一管理项目中的文档以及文档的版本控制等。第三层是实现企业中人员、流程和知识的整合，支持各项业务工作，并可在工作任务中关联知识库链接，快速利用知识经验，从而形成“知识门户”，提升工作效率和执行力。

如何有效的进行项目文档管理

项目管理中涉及到大量的文档，管理好项目的过程中管好文档是很重要的一个方面。很多时候，文档就是项目交付物的一个类别。管理好文档，包括有：1）组织好文档的类别。对于项目来说，我一般把文档分为项目管理类和项目内容类。项目管理包括项目章程、计划、周报、月报等，这些都是项目沟通中需要明确的。另外就是项目内容，包括系统的需求、设计、测试、部署、使用手册等等，这个根据不同类别的项目会有不同。2）良好的工作秩序，项目成员都能够按照分类来提交文档，文档讨论、修改、发布都有一定的规范，并让所有项目成员明白。3）方便安全的文档管理工具，至少能够有文档统一存储，文档共享，版本管理，全文检索，权限控制等等这些。4）鼓励围绕文档的讨论。光有文档的存储，不使用起来就是浪费，需要利用各种沟通工具把文档串联起来，发挥作用。

项目文档管理的文档管理在项目进程中的重要作用

作为管理完善的项目文档，管理者完全可以依顺它的轨迹看清整个项目进展的脉络，同时通过对阶段性文档的把握使整个项目质量得到很好的掌控。制定一套完整有序的项目文档管理规定十分必要，其作用有以下6个方面。其一，它是项目管理者了解开发进度、存在的问题和预期目标的管理依据。第二，大多数软件开发项目会被划分成若干个任务，并由不同的组去完成。文档管理则是不同小组任务之间联系的重要凭证。第三，可提供完整的文档，保证了项目开发的质量。第四，项目文档是系统管理员、操作员、用户、管理者和其他相关人员了解系统如何工作的培训与参考资料；第五，项目文档将为系统维护人员提供维护支持；第六，项目文档作为重要的历史档案将成为新项目的开发资源。现在大多数金融、通信企业为了更好的服务客户、准确掌握自身数据，都在不遗余力地建立数据仓库系统。企业数据仓库(EDW)从筹建项目组到软件开发建设再到系统上线维护，基本涉及了软件项目建设的所有环节，对文档管理提出了比较全面的要求。以下就EDW建设为例做作进一步探讨。首先要借助VSS软件建立项目文档管理服务器以保存所有的项目文档。其次，项目保存的文档要涵盖项目管理、项目调研、项目开发、项目应用、系统管理、系统测试验收、项目培训、版本控制、数据质量管理、用户手册、系统上线等整个项目周期。然而从项目管理者的亲身体会来讲，这些文档的保存往往是混乱无序，无法快捷地获得所需信息。究其原因，项目组在系统开发过程中虽然重视了文档的保存，但却忽视了文档的管理。文档归档没有正式的管理要求，缺少文档提交的依据和规则。最后是建立文档管理规定。以EDW项目为例，未建立文档管理的情况如图1所示。由于没有统一的文档管理规定，项目小组只对自己负责的项目文档熟悉。此外，无论是项目小组成员还是项目经理都对自己需要的其他文档的保存地点、文档名称等信息缺乏了解，无法及时获取重要文档。因此，项目经理根本无法从项目文档把握项目进展情况。制定了文档管理规定后的情况如图2所示。由于项目文档管理员按照规定对文档进行管理，因此项目经理及小组成员都能快速得到自己所需的各类文档。同时，项目经理还可以很清晰地透过项目文档把握项目进展情况。

项目文档管理的项目文档管理的概述

首先要了解文档管理的行业标准。目前ISO认证的企业通用管理规范为软件系统开发提供了通用的管理规定和行业标准，它涉及文档管理的整个生命周期。细分文档的生命周期，一般包括：创建、审批、发布、修改、分发、签收、追缴、归档、废止与恢复这样几个环节。那么当企业需要按照ISO建立标准的文档管理规范时，将从何入手昵?对此，首先要将文档分为普通纸质文档和电子文档两类来讨论。通常情况，在一个项目中都会确定专门或兼职的项目文档管理员。对于纸质文档，文档管理员只需要关心如何将其较好地分类归档并保存，而之前的各个环节则要由整个项目组共同把握。就目前业界项目的开发情况来看，电子文档使用较纸质文档更为方便、灵活、广泛。对于电子文档，我们大可不必头疼如何管理其整个生命周期。VSS(Visual Source Safe)作为一种电子文档管理工具给我们提供了完整的文档管理功能，它覆盖了文档管理全生命周期各环节的管理要求。VSS通过客户端/服务器(C/S)架构收集整个项目组成员的各类文档，通过管理员合理规划管理，将电子文档按目录保存并同时提供给整个项目组的不同成员使用。除了VSS，目前可共享的电子文档软件还有IBM公司的Lotus® Quickr、HFS（Http File Server）、DOC-search（道思奇）、TeamOffice、Microsoft Office SharePoint Server 2007等。因此对于文档管理，重要的是如何规划并制定出一套适合于自身项目的文档管理规则。

项目文档管理

会博通综合文档管理系统

工程项目文档管理分类：

一、监理文件材料：

　　1、监理规划

　　2、监理月报中的有关质量问题

　　3、监理会议纪要中的有关质量问题

　　4、进度控制

　　5、质量控制

　　6、造价控制

　　7、分包资质

　　8、监理通知

　　9、合同与其他事项管理

　　10、监理工作总结

二、施工文件材料：

　　土木工程

　　1、土木工程

　　①施工技术准备文件

　　②施工现场准备

　　③地基处理记录

　　④工程图纸变更记录

　　⑤施工材料质量证明及复试试验报告

　　⑥施工试验记录

　　⑦隐蔽工程检查记录

　　⑧施工记录

　　2、电气、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气、建筑智能化、电梯工程

　　①一般施工记录

　　②图纸变更记录

　　③设备、产品质量检查、安装记录

　　④预检记录

　　⑤隐蔽工程检查记录

　　⑥施工试验记录

　　⑦质量事故处理记录

　　⑧工程质量检验记录

三、竣工验收文件材料：

　　1、工程竣工总结

　　①工程概况表

　　②工程竣工总结

　　2、竣工验收记录

　　（1）建筑安装工程

　　①单位（子单位）工程质量验收记录

　　②竣工验收证明书

　　③竣工验收报告

　　④竣工验收备案表（包括各专项验收认可文件）

　　⑤工程质量保修书

　　（2）市政基础设施工程

　　①单位工程质量评定表及报验单

　　②竣工验收证明书

　　③竣工验收报告

　　④竣工验收备案表（包括各专项验收认可文件）

　　⑤工程质量保修书

四、竣工图：

　　1、综合竣工图

　　①综合图

　　②室外专业图

　　2、专业竣工图

　　①建筑竣工图

　　②结构竣工图

　　③装修（装饰）工程竣工图

　　④电气工程（智能化工程）竣工图

　　⑤给排水工程（消防工程）竣工图

　　⑥采暖通风空调工程竣工图

　　⑦燃气工程竣工图

五、工程竣工结算文件材料：

　　施工单位决算书、监理单位初审书、跟踪审计初审书、审计部门审定书以及工程竣工结算的全部资料。

六、甲供材文件材料：

　　甲供材招标、议标、投标文件、合同文件、招标评标记录文件。

七、在建工程月报表统计文件材料

　　在建工程月报表统计工作由项目负责人在每月28日之前将各工程月报表报至档案员，报表内容包括工程形象进度、当月完成产值，并附工作量计算书。

八、在工程建设中使用计算机、数码相机、数码摄像机等现代技术手段形成的文件材料（电子文件）。